Qué hacer con las devoluciones para que no frenen el inventario
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Las devoluciones casi nunca fallan de golpe. Empiezan ocupando un rincón, una estantería provisional o una mesa “temporal”. Durante un tiempo parecen controladas, hasta que un día ese espacio ya no basta y el almacén empieza a notarlo en lugares que, en teoría, no tienen nada que ver.
El problema no es que haya devoluciones. El problema es tratarlas como algo secundario. Cuando no tienen su propio flujo, acaban interfiriendo directamente en el picking y en la disponibilidad real del inventario.
Cuando las devoluciones no tienen sitio, acaban ocupando el de todo lo demás
En muchos almacenes, las devoluciones llegan y se dejan “pendientes de revisar”. No están disponibles para vender, pero tampoco están claramente bloqueadas. Ese limbo operativo genera dos problemas inmediatos.
Por un lado, el inventario deja de ser fiable. El sistema indica stock, pero físicamente ese producto no está donde debería. Por otro, el espacio se degrada. Zonas de picking invadidas, pasillos ocupados y referencias que nadie sabe si pueden volver a salir o no.
El resultado es claro: el picking se ralentiza, aunque el volumen de pedidos no haya cambiado.
El verdadero coste de una devolución no es el producto, es la fricción
Cada devolución introduce preguntas. ¿Está en buen estado? ¿Se puede reincorporar? ¿Quién lo decide? ¿Cuándo?
Si esas respuestas no están definidas de antemano, cada devolución se convierte en una interrupción.
En el día a día, eso se traduce en:
- Operarios que dudan y se paran.
- Pedidos que se bloquean porque “el sistema dice que hay stock”.
- Tareas que se posponen porque interrumpen el flujo normal.
El equipo aprende rápido a evitar las devoluciones porque rompen el ritmo. Y cuanto más se evitan, más se acumulan.
Ajuste clave: separar flujos para proteger el picking
Uno de los errores más comunes es gestionar devoluciones y preparación de pedidos en los mismos espacios y con las mismas reglas, como si fueran tareas equivalentes.
Separar flujos no significa complicar el almacén. Significa proteger el picking.
En la práctica, esto implica decisiones muy concretas:
- Definir una zona clara para devoluciones, aunque sea pequeña.
- Establecer qué ocurre desde el primer minuto: revisión, bloqueo o descarte.
- Evitar que una devolución vuelva al picking sin haber pasado por ese filtro.
Cuando las devoluciones tienen un flujo propio, el picking deja de verse afectado por decisiones que no le corresponden.
Ajuste clave: decidir rápido el estado del producto
Las devoluciones que más daño hacen no son las que llegan, sino las que no se deciden. Cada día que una devolución permanece sin estado definido es un día en el que el inventario pierde fiabilidad.
No se trata de revisar todo al momento, sino de definir prioridades claras:
- Qué se revisa el mismo día.
- Qué se bloquea automáticamente.
- Qué no vuelve al circuito bajo ningún concepto.
Cuanto antes se toma esa decisión, menos tiempo pasa el producto ocupando espacio y atención.
El impacto invisible en el ritmo del almacén
Las devoluciones mal gestionadas no suelen provocar grandes errores visibles. Generan pequeños retrasos constantes. Un operario que duda, una referencia que no aparece, un pedido que se queda esperando confirmación.
Ese tipo de fricción es difícil de medir en números, pero muy fácil de sentir en el ritmo del almacén. El picking deja de ser fluido y empieza a depender de comprobaciones extra.
Con el tiempo, la reacción habitual es añadir controles, pasos y verificaciones. Justo lo contrario de lo que el sistema necesita para recuperar estabilidad.
Tratar las devoluciones como parte del sistema, no como una excepción
Las devoluciones no son un accidente. Son parte natural del negocio. Y como tal, necesitan un sitio, un ritmo y unas reglas claras.
Cuando se integran correctamente:
- El inventario vuelve a ser fiable.
- El picking recupera continuidad.
- El almacén trabaja con menos interrupciones y menos desgaste mental.
No hace falta automatizar ni invertir grandes recursos. Hace falta diseñar el flujo inverso con la misma intención que el flujo principal.
Un almacén fluye cuando todo tiene su lugar
El picking funciona bien cuando nada lo interrumpe. Y las devoluciones son una de las interrupciones más habituales cuando se dejan crecer sin control.
Darles un espacio definido, un ritmo claro y decisiones rápidas no es un extra. Es una forma directa de proteger el inventario y el trabajo diario del almacén.
En este blog seguimos profundizando en cómo organizar el picking y los flujos que lo rodean para que el almacén mantenga estabilidad, incluso cuando el volumen y la complejidad aumentan.